a
0(416) 216 17 20
Çağrı Merkezi
Share

Özel Kalem Görev ve Yetkileri

     Başkanın telefon ve ziyaretçi görüşmeleri ile randevularını düzenler. Başkan adına yapılan toplantıların tertip edilmesini  sağlar, belediye hizmetleri, açılış törenlerini düzenler,  Başkanın yurtiçi ve yurtdışı katılacağı toplantılarda ve organizasyonlarda gerekli tedbirlerin alınarak Başkanın katılımını sağlar, belediye içerisindeki bütün birimlerle her türlü koordinasyonu sağlar, resmi kurum ve kuruluşlarla olan yazışma netni ve diğer irtibatların başkanlık adına yapar. Başkanın yurtiçi ve yurtdışından gelen misafirleri için her türlü karşılama, ağırlama ve uğurlama hizmetlerinin Başkan adına yerine getirmesi ve bu konuda gerekli organizasyonun yapılmasını sağlar. Ayrıca Özel Kalem Müdürlüğüne bağlı Basın ve Yayın Bürosu, AR - GE ve AB Koordinasyon Merkezi ve Beyaz Masa faaliyetlerinin yürütülmesini sağlar.

  • Çalışmalarını, (Başkanlık) Makamından aldığı talimatlar doğrultusunda sürdürür.
  • Makamın her türlü yazışmalarını yapar.
  • Yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili ünitelere bildirir.
  • Mülki Erkan'la, çeşitli kuruluşlarla vilayet ve bağlı müdürlüklerle ilişkileri düzenli ve programlı bir şekilde sürdürür.
  • Tüm protokol kayıtlarını tutar ve güncelleşmeleri uygular.
  • Belediye tarafından hizmete sunulan yeni tesislerin açılışlarının organizasyonunu yapar.
  • Belediyenin davetlisi olarak yurtiçinden ve dışından gelen konukların kentimizde bulundukları süre içerisinde ağırlanmaları ile ilgili işleri yürütür.
  • Belediye yetkililerinin dış ülkelere ziyaretlerinin bir program dahilinde gerçekleştirilmesini sağlar.
  • Başkanlık Adına yapılan tüm ödemelerin Yasa ve Yönetmelikler gereğince tahakkuklarını hazırlar ve sonuçlandırılmasını sağlar.
  • Başkanın randevularını düzenler.
  • Başkanın katılamayacağı davetlere yazılı veya sözlü bilgi verir.
  • Başkan adına gerektiğinde ölüm, kutlama ve açılışlara çiçek gönderir veya bağışta bulunur.
  • Başkanın talimatları doğrultusunda kurum içerisindeki birimler arasında koordinasyonu sağlar.