a
0(416) 216 17 20
Çağrı Merkezi
Share

Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMAYÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Am

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 Sayılı Genelgesi

esas  alınarak  kurulmuş  olan  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğünün  kuruluş,  görev,  yetki  ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev,

yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik; Anayasa’nın 124. maddesi ve 5393 sayılı Belediye

Kanunu 15/b maddesine ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu yönetmelikte geçen:

a)  Belediye       :Adıyaman Belediyesi’ni,

b) Başkanlık     :Adıyaman Belediye Başkanlığı’nı, c) Müdürlük     : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü,

d)  Müdür          : Muhtarlık İşleri Müdürü’nü,

e)  Yönetmelik  : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. 

g) MBS: Muhtar Bilgi Sistemi

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

 

MADDE 5  - (1) Muhtarlık  İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı  aşağıda belirtilen şekildedir.

a)  Müdür

b)  Şef

c)  Memurlar d)  İşçiler

e)  Sözleşmeli memurlar

f)   Diğer personel

g)  Hizmetli personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a)  Müdür

b)  Sekreterya / Kalem

(3) Belediye ve  Bağlı  Kuruluşları  ile Mahalli  İdare  Birlikleri  Norm  Kadro  İlke ve Standartlarına İlişkinEsaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik vesayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve   verimli   yürütülebilmesi   için   birim   amirinin   talebi   İnsan   Kaynakları   ve   Eğitim

 

Müdürlüğünün   teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Büro Sorumlusu”  görevlendirilmesi yapılabilir.

(4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmakta olan kadrolu Şefler dâhilolmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev, yetki   ve   sorumlulukları   ilgili   birim   amirinin   teklifi   ve   bir   üst   amirin   onayı   ile gerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.


Bağlılık

MADDE 6 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği

Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

 

 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

 

Müdürlüğün görevleri

MADDE 7 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayıl Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur.

(2)  İçişleri Bakanlığı tarafından  www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR  BİLGİ  SİSTEMİ  aracılığıyla  belediyemize  iletilen  talep,  şikayet,  öneri  ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını vesonuçlandırılmasını sağlamak.

(3)    MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) hertürlü talebin uygunbirime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.

(4)    MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.

(5)    Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla  “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerindeğerlendirmesini yapmak.

(6)    Belediyemiz müdürlükleri tarafından  yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasınısağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.

(7)    Belediyemizde   üretilen   tüm   hizmetlerle   ilgili   mahalle   bazlı   raporlar hazırlayarak Başkanlık makamına sunmak.

 

Müdürlük yetkisi

MADDE 8 -  (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393

sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesindeyapmaya yetkilidir.

 

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE  9  -  (1)  Muhtarlık  İşleri  Müdürlüğü,  Belediye  Başkanınca  verilen  ve  bu

yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak veyürütmekle sorumludur.

 

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10  - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

(2)  Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.

(3)  “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.

(4)  Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.

(5)  Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

(6)  Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar.

(7)  Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.

(8)    Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetlerigösteren “Yıllı Faaliyet Raporu”nu hazırlar.

(9)    Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.

(10)  Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar.

(11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

(12)  Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen“Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

(13)   Tüm  dosya,  evrak  ve  bilgiler  için  mevzuatın  öngördüğü  şekilde  “Saklama

Planı” oluşturur, süresi gelenlerin imha edilmesini sağlar.

(14)  İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar.

(15)  Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar.

(16)  Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar.

(17)  Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar.

(18)  İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur.

(19)  Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin

disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.

(20)  Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

 

Muhtar Bilgi Sistemi Koordinatörü’nün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE   11–   (1)   İçişleri   Bakanlığı   tarafından    www.muhtar.gov.tr   üzerinden

oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ’nin koordinasyonunu sağlar.

(2)  MBS   aracılığıyla   belediyemize   iletilen   talep,   şikayet,   öneri   ve   isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar.

(3)  Müdürlükler tarafından  yapılacak  geridönüşlerin  MBS  talep,  şikayet,  öneri  ve isteğinin tam karşılığıolup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar.

(4)  MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) hertürlü talebin uygunbirime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler.

(5)  MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri

ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar.

(6)  Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturur.

 

Sekreterya / Kalem Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 17 - (1) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.

(2)  Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde Müdürünü bilgilendirir. 

(3)  Müdürlükte “Standart Dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar.

(4)  Müdürüyle birlikte  Birim  Arşivi  oluşturur,  Devlet  Arşiv  Hizmetleri  Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklama Planı”nı oluşturur ve takibini yapar. Bu konuda Yazıİşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.

(5)  Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar.

(6)  Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip eder.

(7)  Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar.

(8)  Sekreterya personeli, Müdür ve müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar.

 

Görevin alınması


DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

 

MADDE  18  -    (1)  Kalem  memurları  dışında  kalan  Müdürlüğün  tüm  elemanlarına

verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin planlanması

MADDE 19 -   (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından

düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 20 - (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa

ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

 

Müdürlük birimleri arasında işbirliği

MADDE 21 - (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon,

Müdür tarafından sağlanır.

(2)  Müdürlüğe  gelen  tüm  evraklar  toplanıp  konularına  göre  dosyalandıktan  sonra müdüre iletilir.

(3)  Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmalarıdurumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyalarıbir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevdenayrılma işlemleri yapılmaz.

(5)  Çalışanın  ölümü  halinde,  kendisine  verilen  yazı,  belge  ve  diğer  eşyalar  birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 22 - (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün,   Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum veKuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı BelediyeBaşkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

MADDE 23 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili

personele  havale  edilir.  Personel  evrakın  gereğini  zamanında  ve  noksansız  yapmakla

yükümlüdür.

(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerinesayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe  teslim  edilir.  Müdürlükler  arası  havale ve  kayıt  işlemleri  elektronik  ortamda yapılır.

 

Arşivleme ve dosyalama

MADDE 24 - (1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası

konusuna göre Standart Dosya Planı’na uygun olarak muhafaza edilir.

(2) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya

Planı’na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır.

(3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”e uygun olarak arşive kaldırılır.

(4) Arşivdeki evrakların saklama süreleri ve imha temrinleri için planlama yapılarak süresi gelen evraklarmevzuata uygun olarak imha edilir.

(5) Arşivdeki  evrakların  muhafazasından  ve istenildiği  zaman çıkarılmasından  arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

 

 

Denetim ve disiplin hükümleri


YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

 

MADDE  25-  (1)  Muhtarlık  İşleri  Müdürü  tüm  personelini  her  zaman  denetleme

yetkisine sahiptir.

(2) Muhtarlık İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

(3) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirmeve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

 

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller

MADDE 26 - (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili

mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 27- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisinin kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 28 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.